당신이 대학원이나 장학금 지원을 위해 추천서를 부탁드릴 때 명심해야 하는 것들

UBC 밴쿠버 캠퍼스

 

대학원 지원 시기가 시작되면서 학생들에게서 추천서를 써달라는 이메일들이 많이 오고 있다. 매년 보통 9월 늦어도 11월까지 추천서 이메일들이 계속 학생들에게서 오는데, 요 며칠 그런 이메일들을 학생들에게서 몇 통 받고 보니 다시 든 생각이지만 보다 좋은 추천서를 얻기 위해서는 지원자들이 기본적으로 지켜야 하는 것들이 있다. 

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추천서 부탁을 어려워할 필요는 없다. 누구나 추천서를 부탁하는 입장일 때가 있었다.

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추천서가 필요했던 입장을 돌이켜 보면, 별로 친하지도 않거나 본인을 잘 모르시는 분들께 추천서를 부탁드리기가 난처할 때가 있을 것이다. 소규모 학부 중심 대학교가 아닌 UBC와 같은 대형 주립이나 공립대라면 특히나 말이다. 학부 규모가 큰 학교에서 학부와 대학원을 다녔던 나 역시도 그랬다. 예전보다는 덜하지만 교수들이 학부 강의나 학부생에게 그렇게 신경을 쓰지 않으니까 말이다. 그래도 추천서 작성도 일종의 교육 서비스이니 학생들이 당당히 요구할 수도 있고, 또 교수들은 그런 정당한 요구에 응해 써주어야 한다고 생각들을 한다. 그러니 큰 부담을 가지지 말고, 이메일을 통해 또는 오피스 아워를 이용해 대면으로 추천서를 정중하게 부탁드려 보자. 사실 학계에 영향력이 있거나 학부생들에게 인기 있는 교수님들은 특정 시기에 더욱 추천서 작성 업무도 과중할 때가 많이 있기도 하다. 

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추천서 작성 및 제출 방법 그리고 시기 등을 숙지하고 알려드리자.

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지원자가 추천서를 부탁드리는 이메일을 보내기 전에는 먼저 지원하고자 하는 대학원이나 장학 프로그램에서 요구하는 추천서가 무엇인지 확인을 하고 부탁드리는 것이 중요하다. 곳에 따라 조교수 이상의 테뉴어 트랙 교수나 테뉴어를 받은 교수에게서 받은 추천서를 요구하기도 하고, 누구든 지원자의 학문적 역량을 평가할 수 있는 사람이라면 되는 경우도 있다. 최소 추천인 세 사람의 추천서를 요구하는 곳도 있고, 딱 추천인 세 사람의 추천서만 요구하는 경우가 있기도 하다. 

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그리고 추천서 양식에 대한 정보도 파악을 해야 한다. 요즘은 추천서를 입력하는 온라인 시스템이 잘 갖추어져 있어서 지원자가 추천인의 이메일 주소와 관계 등을 온라인 지원서에 입력하기만 하면, 추천인에게 추천서 시스템에 접속할 수 있는 안내문이 담긴 이메일이 자동으로 발송된다. 하지만, 여전히 아날로그적으로 추천서를 학교 직인이 찍힌 문서 형식으로 출력을 해서 메일로 보내게 하거나 스캔을 해서 올리기를 요구하는 곳들도 간혹 있다.

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추천인께서도 좋은 추천서를 보다 쉽게 잘 쓰기 위해 지원자의 도움이 필요하다.

그래서 추천인들에게 추천서를 부탁할 때 이메일로 자기소개와 함께 지원 계획을 분명하게 밝히면서, 필요한 추천서 개수와 제출 기한 그리고 제출 방법 등을 일목요연하게 설명해 드리는 것이 중요하다. 그리고 성적표, CV나 Resume 같은 이력서, 그리고 지원 에세이 등을 첨부하는 것도 추천인이 보다 좋은 추천서를 상대적으로 적은 시간을 들여 쓸 수 있게 하는 데에 큰 도움이 된다. 추천인이 지원자를 보다 더 잘 도울 수 있게 지원자가 추천인도 배려하고 도와드리자. 

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추가적인 팁들!!!

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추천서를 부탁할 때 그냥 추천서가 아니라 좋은 추천서 혹은 강력한 추천서를 써줄 수 있는지를 직접적으로 정중하게 여쭈어보는 것도 좋다. 추천서들이 추천을 기본적으로 하는 서류들이라 대학원이나 장학 프로그램 사무실에서 보면 다 비슷비슷할 수 있다. 심지어 지원자를 추천하지 않는 추천서도 간혹 있기도 하다. 지원자의 능력과 잠재력을 잘 알고 보증한다는 것을 더 잘 어필할 수 있는 추천서가 변별력 가질 수 있고, 당락에 조금이라도 힘을 발휘할 수 있다. 최소한 지원자에 대한 악평 가득한 추천서를 보낼 가능성은 낮출 수 있지 않을까?

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더불어 지원자 자신이 파악하고 있는 약점을 커버할 수 있는 이야기들이 있다면, 그 부분에 대해 추천인이 첨가할 수 있는 내용을 정리해서 추천서를 쓰실 때 참고해 달라고 부탁할 수 있다. 그러니 성적표나 시험 점수 그리고 이력서로 나타나지 않는 장점들이나 약점들에 대한 보완점들도 추천인들과 이야기를 해서 더 유용한 추천서를 쓰실 수 있게 해 드리자.

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끝날 때까지 끝난 것이 아니다.

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추천서를 써주시겠다고 하는 추천인이 있다면, 추천서가 마감 전에 제대로 제출이 되었는지는 온라인 지원 시스템을 통해 지원자들이 수시로 확인을 해야 한다. 이메일 접수라면 접수 담당자가 추천서들이 다 도착했는지 이메일로 확인을 해줄 수 있다. 많은 추천서 부탁들 사이에서 혹은 바쁜 업무로 인해 간혹 추천서 작성과 접수가 늦거나 완벽하게 잊어버릴 수 있다. 아직 접수되지 않은 추천서들이 있다면, 추천인에게 이메일 등으로 제출하실 추천서가 있다고 다시금 정중하게 상기시켜 드릴 수 있다. 요구된 추천서들까지 접수 마감 전에 완벽하게 다 제출이 되어야 지원서가 정식으로 접수가 된다는 점을 명심을 하자. 

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그리고 좋은 결과든 나쁜 결과든 결과가 나오면 알려드리면서 추천서를 써주셔서 감사하다는 말씀도 잊지 않고 꼭 다시 드리면 좋다. 나중에 추천서가 다시 또 필요할 수도 있고, 지원자를 다시 추천인에게 좋은 이미지로 각인을 시킬 수 있는 기회이기도 하다. 

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추천서 부탁을 고민하는 모든 지원자들에게 이 글이 작은 도움이라도 되기를 바라고,

기대하는 결과들에도 좋은 소식들이 있기를 또 바랍니다.

 

2022.07.20 - [대한민국] - 추천서를 쓰는 입장에서 보는 국내외 대학원 지원 추천서 잘 받는 방법

추천서를 쓰는 입장에서 보는 국내외 대학원 지원 추천서 잘 받는 방법